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ERP中的資金管理

來源:貴州自考網 發表時間:2018-05-24   【 【貴州自考網:貴州自考考試第一門戶網】


提到ERP,人們立刻想到它的制造資源管理功能。其實,ERP也為企業資金管理領域提供了豐富的管理工具。

  ——資金管理(Treasury)是現代企業管理的一項重要內容。圍繞企業生存、發展、獲利的很多問題都和資金管理相關,比如如何降低庫存是管理中極為關鍵的問題。降低庫存的一個主要目的就是盤活資金。為了獲得更多的資金用于企業的發展,向銀行貸款幾乎是每一個企業的必經之路,但銀行貸款的利息卻又使企業的財務費用急劇上升。即便是股份制企業,可以通過公開市場籌措到大量資金,但是面對資本市場,卻仍然存在一個投資回報的問題。如何平衡自有資金和借貸資金之間的關系,是企業面臨的一大課題。企業一方面要保持資金適當的流動性以應付到期的債務,另一方面又必須有效地降低資金占壓成本。

  ——在商貿企業中,高效的資金流管理和物流管理構成了企業的核心競爭力。

  ——如果能將每個業務部門乃至每一筆業務的資金占壓成本量化,那無疑將大大地增強績效考核和決策的科學性。這種需求在結構龐大、產品線眾多的企業里往往也會存在。

  ——ERP是現代企業的內部管理平臺。除了人們熟知的MRP等管理工具之外,ERP也為企業資金管理領域提供了豐富的分析工具。目前國內已經有相當數量的企業開始運用ERP進行資金管理。本文旨在介紹ERP環境下,資金管理的各種概念、工具及其實現。

  ——集成環境下的資金管理

  ——ERP的一個重要特點是集成。現代ERP系統在功能上涵蓋了企業運作的所有方面。

  ——集成(Integration) 使得在ERP平臺上工作的人們用一個聲音說話,他們所面對的是一套源頭唯一而且勾稽準確的數據。

  ——ERP中的資金管理就是根植于這種集成環境下的。在我們詳細介紹資金管理所處的集成環境前,首先讓我們看兩個重要的資金管理概念。

  ——1.會計科目的層次

  ——在財務會計中, 我們通常會對會計科目進行一定的分類,比如資產類、負債類、權益類或損益類。但在資金管理中對于會計科目存在另一種視角。如圖1所示,會計科目被置于三個層次之上。ERP系統中資金管理對會計科目的分層使之相對于其他會計軟件確立了絕對的優勢:即不需要任何人工分析,系統自動實時生成《現金流量表》。

  ——國內絕大多數會計軟件對于《現金流量表》的處理方法是在輸入會計分錄時,增加現金和現金等價物科目的輸入內容——即指明每筆現金收支是屬于哪一個表項。這一方面增加了會計工作量,另一方面由于在每筆收付款時必須人工查找該筆往來最初產生的原因,使得輸入的準確性大受影響。特別當一筆收付款對應多個表項時,如給供應商付款時包括了貨款和增值稅兩個表項,這種方法要求將分錄中現金行手工計算并拆分成幾行,造成不必要的麻煩和錯誤。而ERP系統完全杜絕了此種方法的弊病。

  ——資金管理模塊將會計科目分為三個層次:

  ——現金層 包含貨幣資金和短期投資等科目,它相當于我國《企業會計準則-現金流量表》(本文中略作《現金流量表》)中對于現金和現金等價物的定義,即庫存現金。它是能隨時支取的銀行存款和其他貨幣資金以及三個月內到期的短期債券等期限短、流動性強、易于轉換為已知金額現金、價值變動風險很小的投資。我們將在下一期的文章中介紹如何利用ERP中的資金管理概念實時生成《現金流量表》。

  ——收入支出層 包含的科目代表了企業現金流量的起源。比如產品銷售收入代表了現金流入的起源,固定資產、庫存商品代表了現金流出的起源。而長期投資、應交稅金的明細科目則分別代表了現金流入和流出。所有的權益類和損益類科目都應包含在這一層。這一層對應于《現金流量表》中現金流量的分類或者說直接反映了《現金流量表》表項一至四。即經營活動、投資活動、籌資活動產生的現金流量以及匯率變動對現金的影響額(包括明細項目)。

  ——應收應付層 雖然稱為應收應付層,但它不僅包含應收賬款和應付賬款,而且還包含預收和預付賬款、其他應收和應付款、應收和應付票據等科目。這一層的科目反映了收入和支出在形成現金流量之前以短期債權債務存在的臨時狀態。它對應《現金流量表 指南》中計算各表項時的調整項。

  ——ERP中的資金管理模塊是一個數據接收系統。通過對財務會計中的科目分層,財務會計的賬務處理被自動地轉換成了資金管理的語言。

  ——下文我們將詳細介紹這種轉換。完成從財務會計數據到資金管理數據的轉換并不需要額外的數據輸入工作。這樣一方面減少了日常財務工作的負荷,另一方面保證了財務會計和資金管理兩個領域信息的一致。在ERP系統實施過程中,財務會計模塊會定義會計科目表。與此同時,資金管理模塊需要對所有的科目進行上述的分層。

  ——2.集成中的資金管理

  ——科目分層之后,我們看一看資金管理是怎樣集成到整個ERP中的。如圖2所示,在資金管理的上方是ERP中業務和物流(Logistics)的各個模塊:銷售、生產、采購和庫存管理。整個業務流程很難一言概括,也不是本文的重點,因此我們僅做簡要介紹作為本篇的背景。

  ——企業銷售人員進行各種售前活動,簽定銷售合同。ERP運行MPS和MRP,生成生產定單和采購申請,分別由生產部門和采購部門完成。而庫存管理部門通過系統集成管理庫存,如采購合同收貨,生產定單的收發貨和銷售發貨。采購合同的完成需經過收貨入庫和供應商發票校驗等步驟,最終系統根據付款條款生成付款建議,由出納審核后正式付款。同樣的,銷售合同必須經過銷售發貨和財務部開票等步驟,風險管理部門根據公司進行催款和對賬,最終收到貨款。


——ERP通過整合企業內部流程,規范信息流轉,保證了各部門的協同工作。

  ——在上述流程運轉中,有些業務行為需要用會計的語言記錄下來,如銷售環節的開票、發貨、收款以及采購環節的收貨、發票校驗和付款。這時業務和財務的集成體現在ERP的自動記賬功能上——系統根據業務部門提供的信息在會計模塊中自動產生會計分錄并更新賬簿。圖2中的黑色箭頭就代表了自動記賬,而箭頭指向的圓環表示生成的會計分錄,根據科目的三個層次又被轉換成了資金管理的語言。

  ——例如當庫存管理部門針對某張銷售合同發貨出庫時,系統根據發出的商品、發出商品的庫存地等信息自動生成“借:產品銷售成本”、“貸:庫存商品”,金額為該批次產品成本的會計分錄。由于產品銷售成本和庫存商品同屬資金管理中收入支出層 ,因此這筆憑證不會在資金管理中產生影響。

  ——又如當財務參照該次發貨在系統中生成發票時,系統將自動生成 “借:應收賬款——該客戶明細”、“貸:產品銷售收入”、“貸:應交稅金”的會計分錄。由于應收賬款屬于應收應付層 ,而產品銷售收入和應交稅金都屬于收入支出層,因此這筆業務會對資金管理產生影響,但此時還沒有形成現金流。

  ——最后當收到銷售貨款時財務在系統中輸入會計分錄“借:銀行存款”、“貸:應收賬款——該客戶明細”。銀行存款屬于現金層 ,而應收賬款屬于應收應付層 ,因此這筆業務也會對資金管理產生影響,而且已經形成了現金流。

  ——從上述三個例子中,我們可以看到系統判斷一筆分錄是否對資金管理產生影響取決于該筆分錄的各個項目是否跨越了不同的會計科目層次。我們將在下一期文章中的《資金管理狀態 》中作詳細解釋。

  ——總之,通過 “ 業務=>會計=>資金管理 ” 的信息流轉, ERP中的資金管理吸收了來自企業各個方向的信息,保證了資金管理各種功能的實現。


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